• Avoir la permission Manage access matrix.

En plus de la gestion classique des droits d'accès par utilisateur/groupe, Lena offre la possibilité d'utiliser une matrice d'accès. L'idée est de regrouper des dossiers par catégories et d'utiliser un tableau à double entrée avec :

• en ligne, des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs ;
• en colonne, des catégories de dossier.

Et de définir à l'intersection de chaque ligne/colonne le droit d'accès de l'utilisateur/groupe pour cette catégorie de dossier. Les avantages sont assez nombreux :

• pouvoir gérer en une seule fois les droits affectés à certains types d'utilisateurs pour certains types de dossier ;
• vérifier qu'il n'a pas été oublié de définir des droits d'accès pour certains couples (utilisateurs/catégories de dossier) ;
• avoir une vue globale des droits d'accès pour un grand nombre d'utilisateurs et de dossiers.

Afin de pouvoir utiliser la matrice d'accès,il faut commencer par affecter des catégories aux dossiers dont on veut gérer ainsi les droits d'accès. Tous les dossiers appartenant à une même catégorie auront des droits d'accès identiques.

Pour affecter une catégorie à un dossier, se placer dessus et faire clic droit → Manage access :

Dans la section Who can access, choisir Assign a folder category :

Puis commencer à taper un nom de catégorie, si la catégorie existe déjà l'auto-complétion propose les catégories correspondantes (entrée pour valider), sinon une nouvelle catégorie est créée :

La catégorie est alors ajoutée, ne pas oublier de sauvegarder les changements en cliquant sur Save.

Pour accéder à la gestion des accès aux dossiers par catégories, il faut commencer par cliquer sur l'icône dans la barre des tâches puis sur l'icône Manage :

Puis cliquer sur l'icône Access matrix dans le menu à gauche ① :

Vous pourrez alors commencer à ajouter des utilisateurs/groupes et des catégories pour paramétrer la matrice d'accès. Mettons que l'on veuille interdire l'accès aux dossiers avec la catégorie Confidentiel aux utilisateurs du groupe Commercial.

Commencer par ajouter le groupe Commercial sur une ligne (Entrée pour valider l'auto-complétion) :

Puis ajouter la catégorie Confidentiel sur une colonne (Entrée pour valider l'auto-complétion) :

Et enfin définir le droit d'accès correspondant à l'intersection de la ligne et de la colonne :

Ne pas oublier de sauvegarder pour enregistrer les changements.